La digitalizzazione ha rivoluzionato il modo in cui le aziende operano, offrendo soluzioni innovative per affrontare le sfide quotidiane che fino a quel momento rappresentavano un onere in termini di sforzi. Due concetti chiave in questo contesto sono il “ciclo attivo” e il “ciclo passivo”. Ma cosa significano questi termini e come può fare la digitalizzazione a ottimizzare questi processi? Nei prossimi paragrafi risponderemo a queste domande dando informazioni utili ad aziende e professionisti.
Ciclo attivo e ciclo passivo, in che modo sono diversi tra loro?
Il funzionamento di un’azienda può essere paragonato al meccanismo di un orologio, dove ogni componente ha un ruolo cruciale. Tra questi, il ciclo attivo e il ciclo passivo rappresentano due ingranaggi fondamentali che, pur operando in modi diversi, sono essenziali per il funzionamento complessivo. Esaminiamo più da vicino queste due entità e come si differenziano tra loro.
Il ciclo attivo è spesso definito come il cuore pulsante di un’azienda. È attraverso questo ciclo che un’azienda genera la maggior parte delle sue entrate. Quando parliamo di ciclo attivo, ci riferiamo all’intero processo che inizia dall’acquisizione di un cliente e culmina con la vendita di un prodotto o servizio. Questo processo non riguarda solo la transazione in sé, ma anche tutte le operazioni collaterali che contribuiscono a rendere quella transazione possibile e fruttuosa.
Con l’avvento della digitalizzazione, il ciclo attivo ha subito una trasformazione radicale. Ora, le aziende possono:
- Automatizzare la gestione degli ordini: Questo non solo riduce il carico di lavoro manuale ma assicura anche che gli ordini vengano gestiti senza errori e in modo tempestivo.
- Monitoraggio in tempo reale: La capacità di tracciare le spedizioni in tempo reale non solo migliora la logistica ma aumenta anche la fiducia e la soddisfazione del cliente.
- Fatturazione elettronica: Questa innovazione non solo accelera il processo di fatturazione ma riduce anche la probabilità di errori, garantendo transazioni più fluide.
Mentre il ciclo attivo si concentra sulle entrate, il ciclo passivo è il lato opposto della medaglia, focalizzandosi sulle uscite. Questo ciclo comprende tutte le operazioni che un’azienda deve gestire prima di poter vendere un prodotto o servizio, come l’acquisto di materie prime, la gestione delle scorte e il pagamento dei fornitori.
La digitalizzazione ha portato anche qui a notevoli miglioramenti:
- Elaborazione rapida delle fatture: Le aziende possono ora elaborare e approvare fatture in tempi record, migliorando la gestione del flusso di cassa.
- Pagamenti tempestivi: L’automazione assicura che i pagamenti ai fornitori vengano effettuati in modo puntuale, mantenendo buone relazioni commerciali e evitando costi aggiuntivi o penalità.
- Minimizzazione degli errori: La digitalizzazione ha ridotto la dipendenza dai processi manuali, riducendo così il margine di errore e garantendo transazioni più accurate.
Possiamo quindi dire che, mentre il ciclo attivo e il ciclo passivo hanno funzioni distinte all’interno di un’azienda, entrambi sono essenziali per la sua salute finanziaria e operativa. La digitalizzazione ha agito come un catalizzatore, ottimizzando questi processi e garantendo un funzionamento aziendale più efficiente e produttivo.
Le fasi del ciclo attivo e passivo
Il ciclo attivo inizia con l’identificazione e l’attrazione di potenziali clienti, seguito dalla negoziazione e dalla conferma degli ordini. Questo processo culmina nella produzione o nell’acquisto di beni, nella loro consegna ai clienti e, infine, nell’incasso dei pagamenti una volta emesse le fatture. Questo ciclo rappresenta il flusso di entrate dell’azienda, essendo la spina dorsale delle sue operazioni commerciali.
Dall’altro lato invece c’è il ciclo passivo, che gestisce le uscite. Inizia con la selezione dei fornitori adeguati, poi, dopo aver negoziato e confermato gli ordini di acquisto, l’azienda riceve i beni o servizi, verifica la loro qualità e corrispondenza con l’ordine, e poi procede al pagamento una volta ricevuta la fattura dal fornitore. Questo ciclo assicura che l’azienda operi in modo efficiente, mantenendo buone relazioni con i suoi fornitori e garantendo che le risorse necessarie siano sempre disponibili. La gestione armoniosa e l’interazione tra questi due cicli sono fondamentali per la salute finanziaria e la sostenibilità di un’azienda, poiché influenzano direttamente la sua liquidità e capacità di crescita.
Perché la Digitalizzazione è Essenziale?
Come anticipato nel paragrafo precedente in entrambi i cicli la digitalizzazione gioca un ruolo cruciale, difatti non si tratta solo di una moda passeggera; è una necessità nell’odierno scenario aziendale. Offre soluzioni per automatizzare processi manuali, riducendo errori e tempi.
Inoltre è dimostrato come la gestione elettronica dei documenti faciliti l’accesso e la condivisione delle informazioni, eliminando la necessità di documenti cartacei e riducendo i costi permettendo anche alle aziende di prendere decisioni basate su dati, adattandosi rapidamente alle esigenze del mercato.
